Cómo evitar situaciones traumáticas en la adopción de la factura electrónica

La factura electrónica no solo supone un cambio técnico y legal, con ella también cambia la relación con los socios comerciales y los procesos de gestión e intercambio de documentos. En la práctica, este cambio puede ser traumático si no se aborda de una manera global y en profundidad, ya que son muchas las situaciones que requieren una respuesta específica y correcta.

“El objetivo de la factura electrónica es mejorar la productividad de las empresas, mejorar las relaciones comerciales con clientes y proveedores y automatizar los procesos, reduciendo errores y costes. El problema es que no todos los caminos llevan al éxito”. explica Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y LATAM

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Desafío 2019

El impulso legal de la DIAN a la factura electrónica durante 2019, que continuará en 2020, acelerará la evolución de las empresas hacia la electrónica, sin embargo, se seguirán recibiendo facturas en papel. Según SERES, la automatización del proceso de recepción y emisión debe ser uno de los grandes objetivos de las compañías durante este año. 

La realidad es que cuando una empresa empieza a emitir facturas electrónicas, no todos los clientes tienen el mismo proceso de recepción. Por lo tanto, desde el principio, hay que hacer partícipe a los socios del negocio (clientes o proveedores) del procedimiento utilizado para que el proyecto pueda avanzar de una forma óptima en el menor tiempo posible, ya que no se trata de un cambio radical, sino bastante progresivo. 

Credibilidad del email

El envío de facturas por correo electrónico despierta varias dudas y muchos temores en el destinatario. De hecho, es una fórmula habitual utilizada por los piratas informáticos para entrar en los sistemas.

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Entre ellos destacan:

Inseguridad: ya que la factura fluye por los mismos canales que el spam o por un protocolo de comunicación tan sumamente hackeable. 

Autenticidad:al recibir un correo electrónico se entiende que nadie ha suplantado a la persona, pero en realidad no se sabe la autenticidad de la empresa que emite la factura.

Integridad:una factura enviada por correo electrónico puede ser interceptada y modificada. 

¿Cómo resolver estas problemáticas?

Para resolver estos problemas y asegurar un intercambio efectivo y fiable de documentos electrónicos entre empresas, SERES está aplicando en Colombia sus experiencias de éxito en otros países.

Frente a los portales cerrados, que obligan a las empresas a utilizar múltiples portales para poder trabajar con todos sus clientes, SERES propone un formato de un único portal abierto, seguro y fiable, donde cualquier empresa tiene capacidad de poder emitir las facturas a su destinatario, a todos y cada uno de ellos, independientemente del sistema con el que trabajen sus clientes. Además, el sistema realiza los intercambios de forma automática en emisión y recepción. 

A pesar de que la tecnología está disponible y de que SERES cuenta con más de 1500 conexiones con diferentes operadores en el mundo de factura electrónica y otros documentos, en Colombia esa interconexión o esa posibilidad de que la tecnología del proveedor de uno y de otro trabaje de forma invisible para que el usuario final todavía es inviable. 

No se trata de un problema técnico, el problema está en la gestión de la comunidad. Así, una vez que la empresa tiene la factura en su poder aparecen dos situaciones habituales: 

Identificar la factura y mirar de dónde viene: esta tarea normalmente requiere una interpretación diaria para redirigirla al departamento que corresponda, pero también hay veces que no se tiene muy claro a qué corresponde. Este tipo de situaciones suele producir desajustes.

Validación y Discrepancias: una vez se ha identificado quien debe tratar y validar esa factura aparece el mismo caso que el anterior. Tras llegar a la persona que la tiene que tramitar, muchas veces esas facturas se quedan en el cajón. Los tiempos de aceptación de la factura son muy cortos, por lo tanto, el tiempo se convierte en un peligroso aliado para la empresa que tiene que aceptar o para los departamentos que tiene que aprobar facturas. El proceso de tramitación no solo afecta al departamento o a la persona que recibe las facturas, sino que muchas veces está disperso en múltiples departamentos, sitios geográficos, etc.