Consejos para proteger su información cuando usa Office 365

Con los cambios causados por la pandemia del covid, cada vez más organizaciones aprovechan la nube para trabajar de forma conjunta y garantizar la continuidad de la productividad de las empresas. 

Microsoft 365, en particular, está ganando terreno como la plataforma de productividad preferida. 

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¿Cómo pueden las organizaciones y los usuarios estar seguros de que sus sistemas y datos están protegidos en este entorno de nube?

Si bien Microsoft Office 365 ofrece una serie de capacidades de protección de datos y disponibilidad del sistema, los datos aún pueden dañarse o perderse en función de varias situaciones imprevistas, incluidos cambios y eliminaciones, así como vectores de amenazas maliciosas externas como virus y ransomware.

En diálogo con La FM, expertos de Quest Software ofrece tres consejos para reforzar los procesos de seguridad y recuperación de Office 365.

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Tome el control con copias de seguridad 

Las aplicaciones SaaS, y la nube en general, son tan susceptibles a interrupciones y desafíos de recuperación como los centros de datos locales tradicionales. Esto incluye fallas de infraestructura o errores accidentales, hasta ataques maliciosos intencionados. Para ayudar a mitigarlos, los equipos de TI deben realizar sus propias copias de seguridad de Office 365. Mantén múltiples copias de de seguridad en diferentes dispositivos y ubicaciones, ya que esta es una de las mejores defensas contra ataques maliciosos. Realizar tu propia copia de seguridad de Office 365 permite a la empresa restaurar datos críticos en otra ubicación o sistema, incluido un recurso local. Esto hace que sea más fácil ayudar a reducir el riesgo de inactividad empresarial, mantiene la productividad bajo control y protege el negocio.

Conozca las políticas de retención de datos

Office 365 ofrece políticas de retención, pero asegúrate de leer la letra pequeña. No todos se consideran retención de datos a largo plazo requeridos por varias regulaciones de cumplimiento. Además, las políticas de retención no protegen los datos que se modifican de forma accidental o maliciosa. Para reforzarlo, recurre a soluciones de terceros que admitan una estrategia de copia de seguridad 3-2-1, una que le permita a la empresa tener múltiples copias de datos en dispositivos separados y en diferentes ubicaciones. Esto brindará la protección que necesitas y la capacidad de recuperar archivos o datos modificados, dañados o eliminados. Además, no hay límite en cuanto al tiempo que eliges conservar tus datos.

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Comprenda las conexiones y contextos de los datos de Office 365

A menudo, no solo son importantes los archivos o correos electrónicos, sino también el contexto y las conexiones que estos correos electrónicos y archivos tienen con otros datos. ¿Imagina intentar reconstruir ese contexto cuando todo lo que tienes son documentos individuales o registros de chat?

De aquí es de donde proviene el verdadero valor comercial de Office 365. Considere Microsoft Teams, que se ha convertido rápidamente en una de las aplicaciones de productividad y conectividad más populares utilizadas por las organizaciones. Teams permite a los compañeros de trabajo compartir y colaborar en documentos y wikis, y comunicarse a través de reuniones de chat y video. Proteger solo los documentos individuales o registros de chat sin el contexto circundante de la estructura del equipo, las conexiones y el historial, significa que el valor comercial de ese contexto está desprotegido.